طبق اعلان هیات اجرایی انتخابات,نکات ذیل جهت اطلاع اعضاء محترم یاد آوری می گردند:

1. هیات اجرایی از کلیه اعضاء سازمان به جهت برگزاری هرچه با شکوه و پرشور انتخابات دعوت نموند تا در روز ۷ اسفند برای رای دادن به کاندیداهای مد نظر خود اقدام نمایند.
2. همراه داشتن یکی از کارتهای شناسایی معتبر شامل کارت عضویت معتبر, کارت ملی یا شناسنامه برای اخذ تعرفه رای در روز ۷ اسفند برای کلیه اعضای محترم سازمان که برای رای دادن مراجعه می نمایند الزامی است.
3. هر عضو در برگ رای خود می بایست حداکثر نام و نام خانوادگی سه داوطلب را را از لیست کاندیداها انتخاب و در برگ رای خود و در محل متناسب با رشته تحصیلی داوطلبی آن کاندیدا مرقوم نماید. نمونه برگ رای برای آشنایی بیشتر به شرح ذیل نمایش داده شده است.
4. لیست داوطلبین شامل ۷ مهندس معدن و ۴ زمین شناس است که هر عضو حداکثر می بایست از لیست معدن ۲ نفر و از لیست زمین شناسی یک نفر را انتخاب نماید و در محل مناسب در برگ رای مشابه شکل فوق مرقوم نماید.
5. ساعت انتخابات از ساعت ۹ صبح تا ۱۶ عصر روز پنج شنبه ۷ اسفند می باشد و هر عضو بر اساس وقت خود می تواند در بازه زمانی مذکور هر لحظه اقدام به رای دادن نماید و استدعا این است که به جهت جلوگیری از ازدحام بلافاصله پس از انداختن رای در صندوق, محل اخذ رای را ترک نمایند.
6. چون نداشتن بدهی حق عضویت ( حتی حق عضویت سال جاری ) شرط اول برای احراز حق رای برای هر عضو می باشد , مزید امتنان خواهد بود تا  به جهت سهولت انجام پروسه انتخابات اعضایی که دارای بدهی حق عضویت می باشند در اسرع وقت و تا پایان وقت اداری روز قبل از انتخابات نسبت به تسویه حساب به دبیرخانه سازمان مراجعه نمایند. البته در روز انتخابات نیز تمهیداتی در خصوص اخذ حق عضویت اعضای دارای بدهی و صدور مجوز حق رای برای اعضای که همان روز بدهی خود را پرداخت نمایند , اندیشیده شده است.
7. از اعضای محترم خواهشمند است جهت برقراری نظم برگزاری انتخابات, با عوامل اجرایی همکاری لازم را مبذول فرمایند و از آوردن همراه در محل اخذ رای خودداری نمایند.